Immer wieder kann es passieren, dass ein Dozent ausfällt, ohne dass kurzfristig ein passender Ersatz gefunden werden kann. In diesem Fall kann die Zeit mit einem Film überbrückt werden. Sinnvoll ist dies mit Blick auf den Lernerfolg allerdings nur dann, wenn der Film im Anschluss diskutiert und eine Verbindung zum Thema bzw. weiteren Tagungsverlauf hergestellt wird (vgl. Seminarservice - Medien).

Fällt der Dozent gleich zu Beginn der Tagung aus, kann der Freiraum auch mittels einer ausführlichen Vorstellungsrunde bzw. einem Einstieg in das Thema unter aktiver Beteiligung der Teilnehmer überbrückt werden (vgl. Methodik und Didaktik, Einstiegsmethoden).

Hilfe beim Dozentenausfall bieten auch Methoden, bei denen die Teilnehmer selbst eine aktive Rolle spielen und Tagungsleiter bzw. Hauptamtliche Mitarbeiter den Lernprozess nur moderierend begleiten, wie das World Café oder Open Space.

Beide Methoden benötigen Erfahrung und Vorbereitung in enger Absprache zwischen Tagungsleiter dem Hauptamtlichen Mitarbeiter. Wenn Sie noch keine Erfahrung haben, empfiehlt es sich, eine Gelegenheit zur Teilnahme zu suchen. Es gibt offene Lernforen/Lernwerkstätten, in welchen das Verfahren hautnah erlebt werden kann (z.B. www.rheinisches-forum.de, www.boscop.de.).