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Zu einer Projektkontrollreise kamen der Koordinator für Verwaltungs- und Finanzangelegenheiten, Herr Michael Fey in Begleitung der u.a. für Chile zuständigen Sachbearbeiterin für Abrechnungsfragen, Frau Bianca Kurz-Erdmann aus der KAS-Berlin zu einem einwöchigen Aufenthalt nach Santiago de Chile.

Die Außenstelle organisierte ein umfangreiches Programm mit Besuchen bei allen KAS-Partnerorganisationen, das den Gästen Gelegenheit gab, Abrechnungsverfahren mit den Partnern zu beraten und Belegsprüfungen anhand von Stichproben vorzunehmen.

Zu einer Schulung im Rahmen eines eintägigen workshops hatte die Stiftung die Sachbearbeiter aus den Partnerorganisationen in ihr Büro eingeladen. Die Tagung, die simultan übersetzt wurde, diente der Darstellung der allgemeinen Rahmenbedingungen bei rückläufigen Mittelzuwendungen für die internationale Arbeit der KAS durch die angereisten deutschen Gäste; der Bedeutung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit der Mittelverwendung; der noch zu verbessernden Transparenz von Partnerabrechnungen und Eigenmaßnahmen und einem Meinungs- und Erfahrungsaustausch über Einzelaspekte der Abrechnung und Darstellung verschiedener Kostenpositionen.

Nach einem von der Stiftung gereichten Lunch bestand Gelegenheit, mit den drei Wirtschaftsprüfern, die die verschiedenen Testate für die nationalen chilenischen KAS-Partner erstellen, ein intensives Beratungsgespräch zu führen, an dem auch die Vertreter der Partnerorganisationen teilnahmen. Wichtig war bei diesem Meinungsaustausch die Versicherung, daß ihr WP-Testat zum Jahresende den chilenischen landesüblichen Prüfkriterien entspreche; die Partnerorganisationen darüber hinaus den chilenischen Aufsichtsbehörden jährlich umfangreiche Rechenschaft über Maßnahmen und ihr Finanzgebahren ablegten; eine halbjährliche Prüfung der Finanzberichte ausreiche, um eine ordnungsgemäße Buchführung sicherzustellen und eine doppelte Abrechnung gegenüber verschiedenen ZWGern aufgrund der chilenischen Landesgesetze unmöglich sei. Die Originalbelege müssten den nationalen Aufsichtsbehörden jederzeit einsichtig sein und daher im Lande verbleiben.

Der workshop erreichte sein Ziel, das Verständnis für die Wichtigkeit der sparsamen und wirtschaftlichen Verwendung der Mittel bei den Partnern zu verdeutlichen; die Motivation der bei den Partnern und im KAS-Büro für diesen Arbeitsbereich zuständigen Mitarbeiter zu erhöhen, sich künftig noch intensiver mit einer Optimierung der zeitnah vorzulegenden monatlichen Abrechnungen zu widmen; die Beratung untereinander zu verstärken und die Erfahrungen überjährig geförderter Partner in Einzelfragen zu nutzen; die Kompetenz und den Sachverstand der für den Partner und das KAS-Büro zuständigen Wirtschaftsprüfer abzufragen und das partnerschaftliche Miteinander zwischen Stiftung und geförderten Projekten herauszustreichen und zu verdeutlichen.