Details

Teenuse ulatus

Heli- ja valgustehnika

• Konverentsiteenuse osutajalt oodatakse kommunikatsiooniseadmeid, mis hõlmavad üldvalgustust ja lavavalgustust, üldist helitehnikat (mikrofonid, kõlarisüsteemid, võimendid jne), LED-projektori ekraani, tõlkeseadmeid ja digitaalset ülekande süsteemi Konrad Adenauer Stiftungi (KAS) üritustele.
• Konverentsiteenuse osutaja heli- ja valgustehnika osas peab olema võimeline pakkuma erinevaid heli- ja valgustuslahendusi, vajadusel konkreetset seadet.
• Konverentsiteenuse osutaja heli- ja valgustehnika osas peab leidma KASi kinnitatud tavapäraste tariifide alusel kõige soodsama reisimisvõimaluse, kui tegemist on väljaspool Tallinna toimuvate üritustega heli- ja valgustehnika transportimiseks ürituse toimumiskohta.
• Konverentsiteenuse osutaja heli- ja valgustehnika osas peab tagama, et kõik netohinnad ja maksud sisalduksid pakkumishinnas, kuid oleksid eraldi välja toodud.
• Pakkumuse kehtivus peaks olema tagatud mõistliku aja jooksul. Kui pikad on teie pakkumise kehtivuse tähtajad?
• Kui KAS taotleb konkreetse ürituse kohta hinnapakkumist, peab konverentsi heli- ja valgustehnika teenusepakkuja esitama asjakohase teabe e-posti teel niipea kui võimalik pärast KASi taotluse esitamist. Kui kaua võtab teil keskmiselt aega päringutele vastamine?
• Pro forma arved edastatakse KASile elektrooniliselt vähemalt 48 tunni jooksul alates taotluse esitamisest. Täiendavaid muudatusi on võimalik teha juhul, kui üritusele kavandatud osalejate arv suureneb/väheneb. Konverentsiteenuse osutaja seadistab seadmed vähemalt 4 tundi enne ürituse toimumist ning tagab ka nende laitmatu toimimise. Seadistamise kontroll toimub ühe konverentsiteenuse osutaja töötaja ja projekti/ürituse eest vastutava KASi meeskonna liikme poolt.
• Konverentsiteenuse osutaja heli- ja valgustehnika osas peab tagama vähemalt 2 töötaja kohalolu kogu ürituse ajaks. Need isikud mehitavad konverentsitehnika juhtpulti ja hoolitsevad ka kõigi muude vajaduste eest, mis võivad tekkida nende vastutava teenuse raames.

Eeldused

• Iga ürituse kontaktisikud peavad olema pädevad jälgima pakutava varustuse toimimist. Seega peavad nad olema kättesaadavad kogu kavandatud ürituse kestel (KAS teeb kättesaadavaks ürituse programmi).

Projektide/ürituste tühistamine.

• Lühiajalise etteteatamise korral püüab konverentsiteenuse osutaja minimeerida KASi suhtes kohaldatavaid trahve.
• Kui üritus, mill eest KAS on teinud ettamakse, jääb ära, tagastab konverentsi teenusepakkuja saadud summa KAS-le, kuid võib paluda sellest loobumist, kui üritus on edasi lükatud.

Erakorralised teabenõuded/teenuste ajakohastamine.

• Valgustus- ja helitehnika konverentsiteenuse osutaja teavitab KASi viivitamatult kõigist muudatustest, mis võivad mõjutada KASi programmikorraldust.
• Selleks et hõlbustada poolte (KAS ja teenuseosutaja) vahelist suhtlemist ja teabevahetust, peab valgus- ja helitehnoloogiateenuse osutaja olema võimeline töötlema telefoni või e-posti teel saadud hinnapakkumisi, arveid ja muid taotlusi. Selleks peaks töövõtjal olema piisavalt kvalifitseeritud personal.
• Maksmine toimuks pangaülekande teel.

Teenustasu

• Konverentsiteenuse osutaja poolt pakutav teenustasu valgus- ja helitehnika eest on lepingu kehtivuse ajal fikseeritud ja seda saab muuta ainult kirjalikult poolte nõusolekul. Palun loetlege oma pakkumises oma tasud.

Näidispakkumiste esitamine

• Lõplikud pakkumisdokumendid tuleb esitada KASile paberkandjal kinnises ümbrikus või saata e-postiga (digitaalselt allkirjastatud koopiad) KASi Eesti kontaktbüroole adresseerituna hiljemalt 16.06.2023.