Die Leiterin des Regionalbüros Rheinland, Simone Habig, begrüßte die zahlreichen Zuschauerinnen und Zuschauer

Worauf sollte man achten - sowohl in Video-Konferenzen, als auch bei persönlichen Treffen?

Auch für Videokonferenzen gilt: Vorbereitung ist wichtig.

Diese Fragen beantwortete Imme Vogelsang, Trainerin für Wirkungskompetenz und Empathie, in einem Online-Workshop. In ihrer Begrüßung ging die Leiterin des Regionalbüros Rheinland der Konrad-Adenauer-Stiftung, Simone Habig, auf die steigende Nutzung von Video-Konferenzen im beruflichen Kontext ein: „Der Eindruck eines Menschen wird beruflich und privat ganz erheblich durch sein Auftreten und seine Außenwirkung geprägt. In Zeiten von Corona und Video-Konferenzen wird die Situation nochmals herausfordernder. Wie kann ich den ersten digitalen Eindruck professionell gestalten?“ 

Hintergründe ohne störende Details

Im Anschluss beginnt Imme Vogelsang ihren Vortrag: „Wissen Sie, was die meisten Menschen machen, bevor sie einen Video-Call starten? Nichts.“ Dabei ist Vorbereitung wichtig – und dazu zählt nicht nur die Beschäftigung mit dem Inhalt der Konferenz. Für einen guten ersten Eindruck ist auch wichtig, was hinter einem zu sehen ist: Vor allem im Homeoffice gibt man durch beispielsweise Familienfotos viel von sich preis. Der Hintergrund sollte so neutral wie möglich sein: „Bringen Sie Ruhe ins Bild – so liegt der Fokus auf Ihnen und Ihren Inhalten.“ Virtuelle Bildhintergründe, wie sie in vielen Video-Tools eingeblendet werden können, seien nicht geeignet, wenn man beispielsweise eine Präsentation halte - denn bei schnellen Bewegungen kann es zu Unschärfen und Bildstörungen kommen.

„Es gibt keine ungünstigere Kameraeinstellung als von unten“

Die eigene Positionierung im Bild ist wichtig: Die Kamera sollte auf Augenhöhe sein und im Bild sowohl der Kopf, als auch ein Teil des Oberkörpers zu sehen sein. Zudem ist eine gute Beleuchtung wichtig – zum Beispiel durch ein Ringlicht. Da sich das Tageslicht mit der Zeit verändere, sei es keine gute Quelle für eine gleichmäßige Ausleuchtung. Zur Vorbereitung gehöre, Störungsquellen vorab zu minimieren – das heißt, Mitbewohnern Bescheid geben, Handy in den Flugmodus stellen und alle Unterlagen bereitlegen, die gebraucht werden. Ein weiterer Tipp für die Versorgung mit Getränken während des Meetings: „Vor allem in Meetings mit wenigen Teilnehmern sieht man Sie von sehr nah – wenn ihre Tasse dann beschädigt ist, nimmt Ihnen das viel von ihrer professionellen Ausstrahlung.

„Wenn die Kamera angeht: Lächeln“

Der Moment, wenn das Video angeht, sei entscheidend, sagt Imme Vogelsang: „Der häufigste Fehler ist, den ersten Eindruck mit etwas Technischem zu beginnen.“ Damit gemeint sind typische Fragen wie „Kann man mich hören?“ oder der kritische Blick in die Kamera, um das eigene Bild zu überprüfen – das solle man besser im Vorfeld erledigen. In den ersten 100 Millisekunden entscheiden wir automatisch, „in welche Schublade wir eine Person stecken.“ Das geschehe ganz unbewusst – und von diesem allerersten Eindruck schließen wir auf die gesamte Person. Wer also im ersten Moment wirkt, als hätte er die Technik nicht im Griff, wirke inkompetent – auch wenn das wahrscheinlich nicht zutreffe. „Seien Sie sich dessen bewusst und nutzen Sie es für sich“, rät Vogelsang.

„Jede Gestik, die nicht von innen kommt, wirkt künstlich“

Die Körpersprache hat einen wichtigen Einfluss darauf, wie wir wirken. Generell sollte die Haltung aufrecht sein, vor allem, wenn man gerade spreche. Ein wichtiges Instrument, um mitreißend zu sprechen, sind außerdem die Hände: „Zeigen Sie Größen, Emotionen oder Unterscheidungen mit den Händen – wir vertrauen Menschen eher, wenn Sie gestikulieren.“ Die Art und Weise müsse natürlich zur eigenen Persönlichkeit passen – und zum jeweiligen Wirkungsziel: „Das kann jeden Tag ein anderes sein.“ Deswegen solle man sich vor jeder wichtigen Videokonferenz fragen, in welcher Rolle man auftritt und wer die Zielgruppe ist, um im Anschluss zu definieren, was man vermitteln will: „Jeder von uns hat viele Rollen, die er authentisch ausfüllen kann.“